HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 1
De leden hebben, met inachtneming van hetgeen daarover in de Statuten is bepaald, het recht bij
alle bijeenkomsten (geen bestuurs- of commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere
evenementen der vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 2
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en de
schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of van de door het bestuur
aangewezen personen. Tijdens de competities dient men zich te houden aan de aanwijzingen van
de competitieleiding, tijdens toernooien aan de aanwijzingen van de toernooileiding.
Artikel 3
Leden dienen zich strikt te houden aan het contributiereglement en dienen ervoor zorg te dragen
dat de contributie, inclusief de per lid verschuldigde bondsbijdrage aan de KNLTB, en indien
verschuldigd, de vrijwilligersbijdrage, de trainingsbijdrage en competitiebijdrage op de door de
penningmeester aangegeven tijdstippen naar de bankrekening van de vereniging is overgemaakt.
Artikel 4
De in artikel 3 bedoelde bedragen zullen per automatische incasso worden geïnd. De leden zijn
verplicht om de vereniging te machtigen de verschuldigde bedragen automatisch te incasseren.
Daartoe dienen de leden aan de vereniging schriftelijk of per mail een machtiging te verstrekken
met opgave van een bankrekeningnummer en de tenaamstelling. Indien een automatische incasso
om de een of andere reden niet succesvol was dient het te incasseren bedrag binnen een week
alsnog te worden overgemaakt.
Artikel 5
Leden, die bij de start van het tennisseizoen op medische gronden niet in de gelegenheid zijn om
te tennissen, kunnen bij de penningmeester een verzoek indienen tot (gedeeltelijke) opschorting
van de contributie en hun lidmaatschap omzetten in een T-lidmaatschap. Het bestuur kan aan een
dergelijk verzoek de voorwaarde verbinden dat er een doktersattest wordt overlegd. Het is
uitdrukkelijk niet mogelijk achteraf een restitutie van de contributie te krijgen. Restitutie of
opschorting van de bondsbijdrage is evenmin mogelijk.
Artikel 6
Het speelrecht op het tennispark is voorbehouden aan seniorleden en juniorleden van de
vereniging, die aan alle financiële verplichtingen hebben voldaan. Het bestuur kan leden die niet
voldoen aan de in artikel 3 en artikel 4 genoemde financiële verplichtingen of die anderszins niet
voldoen aan regels en richtlijnen van de vereniging de toegang tot de tennisbanen van de
vereniging en het speelrecht namens de vereniging ontzeggen.
Artikel 7
In aanvulling op hetgeen in artikel 8, lid 10 van de Statuten wordt vermeld, worden leden geacht
zich op en rond de tennisbanen te gedragen op een wijze die strookt met de algemeen heersende
normen ten aanzien van fatsoen en sportiviteit, geen overlast te veroorzaken en geen
aanstootgevend gedrag te vertonen.
Artikel 8
Leden die de vereniging op andere banen dan die van de eigen vereniging vertegenwoordigen,
dienen zich te houden aan de daar geldende voorschriften en zich wat betreft kleding, gedrag en
sportiviteit te gedragen op een wijze die de reputatie van de eigen vereniging niet schaadt.
Artikel 9
Leden, evenals niet-leden, die zich niet gedragen conform artikel 8, lid 10 van de Statuten of
artikel 7 van dit reglement en na daarop te zijn aangesproken volharden in dit gedrag, kan door
het bestuur of door een door het bestuur aangewezen persoon, de toegang tot het tennispark
worden ontzegd.
Aanmelding en afmelding
Artikel 10
Bij aanmelding als lid dient op het aanmeldingsformulier te worden vermeld: voornaam,
achternaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, en
nationaliteit. Met het oog op de aanvraag van een KNLTB-ledenpas dient een recente pasfoto te
worden geleverd.
Artikel 11
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de
vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere
verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten
spoedigste door te geven aan de ledenadministratie. De vereniging kan de persoonsgegevens van
de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere
verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in
verband met de aanmelding als lid.
Artikel 12
Op het aanmeldformulier dient verder met vermelding van bankrekeningnummer en tenaamstelling
een machtiging te worden afgegeven voor automatische incasso van de contributie en, indien van
toepassing, de bijdrage voor de jeugdtraining.
Artikel 13
Afmelding als lid dient te geschieden door het lidmaatschap op te zeggen op de wijze zoals in het
contributiereglement is bepaald.
Ledenstop
Artikel 14.
De algemene vergadering kan in verband met de capaciteit van het tennispark een ledenstop
instellen, aanpassen of opheffen. In overleg met het bestuur mag de ledenadministratie tijdens het
seizoen een overschrijdingsmarge van maximaal tien procent hanteren.
Artikel 15
In geval van een ledenstop besluit het bestuur welke aanmeldingen bij voorrang als lid worden
geaccepteerd, waarbij in de prioriteitstelling rekening zal worden gehouden met:
– gezinsleden van bestuursleden, commissieleden en overige vrijwilligers;
– andere leden uit het huishouden van hen die al lid zijn van de vereniging;
– de datum van inschrijving.
Het bestuur kan in specifieke gevallen van bovenstaande richtlijnen afwijken.
Vergaderingen
Artikel 16
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een convocatie,
schriftelijk of per mail, aan ieder bestuurslid, tenminste vijf werkdagen vóór de datum der
vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd.
Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste twee bestuursleden. Indien aan dit verzoek
binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping
bevoegd. De voorzitter heeft in bestuursvergaderingen de leiding en is tevens bevoegd de
vergadering te schorsen.
Artikel 17
De agenda der algemene vergadering (ALV) bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande
artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste vijf werkdagen
vóór de algemene vergadering door tenminste vijf leden schriftelijk of per mail bij de secretaris is
ingediend.
Artikel 18
Alle op de agenda van een ALV voorkomende punten worden in die vergadering aan de
orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid
staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde
agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door
tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 19
Het bestuur is bevoegd commissies in te stellen. De door het bestuur ingestelde commissies
blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur. Bij of na de instelling kan het bestuur
de bevoegdheden en verplichtingen van de door haar ingestelde commissies regelen of wijzigen.
Het bestuur is verplicht in een verenigingsjaar tenminste één keer overleg te plegen met de door
haar ingestelde commissies.
Artikel 20
De kascommissie, als bedoeld in artikel 4 lid 2 en artikel 14, lid 4 van de Statuten, wordt door de
ALV benoemd en bestaat uit tenminste twee leden. Een lid van deze commissie treedt uiterlijk drie
jaar na zijn benoeming af. De aftredende is terstond herkiesbaar.
Artikel 21
De continuïteitscommissie, als bedoeld in artikel 4 lid 2 en artikel 11, lid 10 van de Statuten, wordt
door de ALV benoemd en bestaat uit tenminste twee leden. Een lid van deze commissie treedt
uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af. De aftredende is terstond herkiesbaar.
Besluitvorming Algemene Vergadering
Artikel 22
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming,
dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot
stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat zijn gesteld wordt
altijd tot stemming overgegaan.
Artikel 23
Besluiten in de ALV worden genomen met meerderheid van stemmen tenzij in de Statuten of in
het Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel
als verworpen beschouwd. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die kandidaat is
gesteld op de wijze als in de Statuten is geregeld. Ereleden worden op voordracht van het bestuur
staande een algemene ledenvergadering met een twee derde meerderheid der geldig uitgebrachte
stemmen benoemd.
Artikel 24
Conform artikel 17, lid 7 van de Statuten kan het bestuur het stemmen door een elektronisch
communicatiemiddel tijdens een algemene vergadering mogelijk maken en nadere regels geven
aangaande de uitoefening van dit stemrecht.
Bestuur
Artikel 25
Bestuursleden worden gekozen door de ALV overeenkomstig hetgeen hieromtrent in de Statuten
is bepaald. Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris
geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur
geschiedt nadat het bestuur zich heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele
benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van
inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een
bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering
Uit een en hetzelfde gezin kunnen niet twee of meer bestuursleden afkomstig zijn.
Artikel 26
De ALV kan te allen tijde een bestuurslid ontslag verlenen, doch slechts met twee derde
meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen. Bestuursleden kunnen te allen tijde als zodanig
aftreden met dien verstande dat de voorzitter en de secretaris niet gelijktijdig kunnen aftreden.
Artikel 27
Elk bestuurslid treedt uiterlijk drie jaar na zijn benoeming af, met dien verstande dat de voorzitter
en de secretaris niet gelijktijdig kunnen aftreden. De aftredende bestuursleden zijn terstond
herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende bestuursleden
geschiedt in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het
bestuurslid gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip
waarop het lid dat hij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 28
Bestuursleden zijn bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, daarin het woord te
voeren en hun stem uit te brengen; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door
middel van gemachtigde worden uitgeoefend. In de eerste vergadering van het bestuur na de
algemene vergadering wordt indien nodig een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis
van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een
ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur
uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van
invloed op de bevoegdheden van het bestuur, tenzij in de Statuten anders is bepaald.
Taken van het bestuur
Artikel 29
Naast de uit de wet en de Statuten voortvloeiende taken en bevoegdheden behoren tot de
taken van het bestuur onder meer:
a. de regeling van het gebruik der tennisbanen, alsmede de organisatie van competities,
toernooien en overige aan tennis gerelateerde activiteiten;
b. het onderhoud van het clubgebouw, de tennisbanen en aanhorigheden alsmede het leiden
van de te verrichten werkzaamheden;
c. het benoemen en ontslaan van personeel en/of het aangaan en opzeggen van contracten
met inbegrip van vrijwilligerscontracten, onder meer ten behoeve van het onderhoud van
clubhuis, tennisbanen en tennispark;
d. het contracteren van een barbeheerder ;
e. het contracteren van een of meer clubtrainers;
f. de organisatie van de training van juniorleden en alle aangelegenheden die juniorleden
betreffen;
g. het instellen van commissies;
Pagina 5 van 6
h. het bewaken van de ledenstops ingesteld door de algemene vergadering zoals bedoeld
in artikel 14 en 15 van dit reglement.
Artikel 30
De voorzitter, of een door de voorzitter aangewezen bestuurslid, is bij elke officiële
vertegenwoordiging van de vereniging de woordvoerder van het bestuur. De voorzitter kan – indien
hij dit wenselijk acht – alle uitgaande stukken van de vereniging mede ondertekenen. De voorzitter
heeft voorts toegang tot alle vergaderingen in welke vorm ook die de vereniging betreffen. Van
zulke vergaderingen dient de voorzitter tijdig op de hoogte te worden gesteld.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 31
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen, woonadressen, mailadressen en telefoonnummers van de in artikel 4 der Statuten
bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen
c. de bezittingen en schulden van de vereniging aan het begin en einde van ieder
verenigingsjaar, waarbij voorwerpen van geringe waarde of waarvan het gebruik korter dan
een jaar pleegt te duren daarin niet hoeven te worden opgenomen.
d. de inkomsten en uitgaven van de vereniging gedurende een verenigingsjaar
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één
week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
Artikel 32
Het bedrag als bedoeld in artikel 12, lid 8 onder sub c van de Statuten, wordt gesteld op € 10.000
(zegge tienduizend euro).
Artikel 33
Conform artikel 12 lid 3 van de Statuten hanteert het bestuur met betrekking tot betalingen een
adequaat controlesysteem. Dit houdt onder meer in dat, indien het bestuur betalingen verricht, die
het bedrag van € 500,00 (zegge vijfhonderd euro) overschrijden, het zogenaamde ‘vier ogen
principe’ wordt toegepast.
Artikel 34
Conform artikel 12 lid 6 van de Statuten zal het bestuur zonder voorafgaande toestemming van de
ALV zal het geen uitgaven doen, die de door de ALV vastgestelde begroting met meer dan 5%
overschrijden, indien door deze uitgavenoverschrijding een tekort op de verlies- en winstrekening
zal ontstaan.
Artikel 35
Bij tussentijds aftreden is de penningmeester verplicht uiterlijk 14 dagen vóór zijn vervroegd
aftreden rekening en verantwoording af te leggen aan de kascommissie zoals bedoeld in artikel 14
lid 4 van de Statuten.
Ontbinding van de vereniging
Artikel 36
Indien de vereniging wordt ontbonden en indien de ALV besluit om (een deel van) het
restvermogen te verdelen onder de leden geldt conform artikel 21 lid 3 van de Statuten ten
aanzien van deze verdeling dat de uitkering die een lid ontvangt afhankelijk is van de categorie
waarin hij is ingedeeld. Uitgangspunt bij de indeling in categorieën is de uit de ledenlijst van de
KNLTB af te leiden lidmaatschapsduur op het moment, waarop in de ALV tot ontbinding wordt
besloten. De verdeling van het restvermogen is nader uitgewerkt in een speciaal daartoe
opgesteld reglement.
Slotbepalingen
Artikel 37
Indien een lid naar het oordeel van het bestuur handelt in strijd met de Statuten, reglementen of
besluiten van organen van de vereniging of indien door het handelen van een lid de belangen van
de vereniging worden geschaad, kan het bestuur conform artikel 9 lid 4 van de Statuten dit lid
schorsen voor de duur van maximaal één maand.
Artikel 38
Indien een lid van oordeel is dat een bestuurslid handelt in strijd met hetgeen in artikel 8, lid 10
van de Statuten is bepaald, kan dit lid hiervan melding maken bij de continuiteitscommissie. De
leden van de continuïteitscommissie kunnen vervolgens tezamen met de overige leden van het
bestuur met unanimiteit besluiten dit bestuurslid voor de duur van maximaal één maand
als lid van de vereniging te schorsen. Gedurende de periode van de schorsing zal het
bestuurslidmaatschap worden waargenomen door een lid van de continuïteitscommissie.
Artikel 39
Schade aan de vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een
lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 40
De vereniging is niet aansprakelijk voor letsel toegebracht aan leden of hun introducés dan wel
voor diefstal of verlies van of schade aan hun eigendommen, op of in de nabijheid van het
tennispark.
Artikel 41
Waar in deze statuten ‘hij’ dan wel ‘zijn’ genoemd staat, kan dit ook als ‘zij’ en ‘haar’ gelezen
worden.
Artikel 42
Alle leden kunnen desgewenst inzage krijgen in de Statuten, dit Huishoudelijk Reglement en de
overige reglementen.
Artikel 43
Een voorstel tot wijziging in of vervanging van dit Huishoudelijk Reglement kan uitsluitend op de
algemene ledenvergadering worden behandeld en behoeft om aangenomen te worden een twee
derde meerderheid van het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Het wijzigingsvoorstel dient in de
oproep voor de ALV als agendapunt te worden vermeld en te worden toegelicht.
Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering, gehouden te Heerlen op 1 maart 2023.
Voorzitter
Rolf Rozestraten
Secretaris
Yvonne Dassen
Penningmeester
Peter Franssen
Download hieronder het volledige document
